Datenschutzverordnung und Informationspflichten


Datenschutzverordnung und Informationspflichten der Freien Turnerschaft Preetz e.V. von 1897

Die Datenschutzverordnung können Sie hier als PDF-Datei herunterladen.

Die Informationspflichten können Sie hier als PDF-Datei herunterladen.

Das Verzecihnis der Verarbeitungstätigkeiten bzgl. Artikel 30 der DSGVO können Sie hier als PDF-Datei herunterladen.


Datenschutzordnung der FT Preetz

Präambel

Der FT Preetz verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im
Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit
des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen
einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten,
gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und
Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl
automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in
Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet
veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die
EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten,
zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder


1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede
Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein
Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die
folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,
Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und
ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der
gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf.
Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein
betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet,
soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände
beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit


1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene
Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die
Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse,
Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten
Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit
Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach
§ 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem
Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas
Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der
Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach
Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen
von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern)
insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim
Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit
zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung
von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen
Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine
solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der
Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als
Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren
initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen
Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-
Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet
werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten
haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter,
Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit
personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen
Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand
nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die
erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu
benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im
Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen
Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
Beit der FT Preetz wurde kein Datenschutzbeauftragter benannt, da weniger als 10 Personen
mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit.
Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den
Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des
Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der
Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters
Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb
eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist
unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen
Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –
weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen
sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018
beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.


Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO


Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten
er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser
Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Freie Turnerschaft Preetz e.V. v. 1897, Kührener Str. 144, 24211 Preetz, gesetzlich vertreten durch
den Vorstand nach § 26 BGB, Herr Ralf Löhndorf; E-Mail: Ralf.Loehndorf@ft-preetz.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten/der Datenschutzbeauftragten:

Ein Datenschutzbeauftragter wird bei der FT Preetz nicht benannt, da weniger als 10 Personen
personenbezogene Daten bearbeiten.

3. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses
verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes).
Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb
der Landesfachverbände an diese weitergeleitet.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen
einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des
Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale,
regionale und überregionale Printmedien übermittelt.

4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit
zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen
handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am
Spielbetrieb der Fachverbände.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des
Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1
lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder
überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6
Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der
Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden
personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der
Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb der
Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines
Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband
weitergegeben.
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die
Förde Sparkasse weitergeleitet.

6. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht
möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:


Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen
Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert.
Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer
Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person
mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der
zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen
Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.
Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit
Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

7. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die
nachfolgenden Rechte zu:


- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die
Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch
berührt wird.

8. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft
erhoben.
Ende der Informationspflicht
Stand: April 2018


Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO bei der FT Preetz

A. Hauptblatt

1. Angaben zum Verantwortlichen:

Name: Freie Turnerschaft Preetz e.V. v. 1897
Straße: Kührener Str. 144
PLZ, Ort: 24211 Preetz
Telefonnummer: 04342 – 4881
E-Mail-Adresse: ralf.loehndorf@ft-preetz.de
Internet-Adresse: http://www.ft-preetz.de

2. Angaben zum Vertreter des Verantwortlichen:

Der Verantwortliche wird gesetzlich vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB:

2.1. der 1. Vorsitzende Herr Ralf Löhndorf
2.2. der 2. Vorsitzende Herr Kurt Lesky

jeweils zur Einzelvertretung berechtigt; Angaben zur Erreichbarkeit wie Ziffer 1.

3. Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
Einen Datenschutzbeauftragten benötigt die FT Preetz nicht, da weniger als 10 Personen
personenbezogene Daten bearbeiten.

4. Zuständige Aufsichtsbehörde:
Das unabhängige Landeszentrum für Datenschutz, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, mail@datenschutzzentrum.de
Meldung des/r Datenschutzbeauftragten ist erfolgt: ( ) Ja, am XX.XX.XXXX (X ) Nein

5. Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale
Organisation
Die Übermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant.

B. Einzelblatt

Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung
Datum der Einführung: 25.05.2018
Datum der letzten Änderung: 22.6.18

1. Verantwortlicher Fachbereich Beisitzer Mitgliederverwaltung

2. Betroffene Personenkategorie Mitglieder

3. Kategorien der personenbezogenen Daten
3.1. Vorname, Nachname
3.2. Geschlecht
3.3. Geburtsdatum
3.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
3.5. Telefonnummer
3.6. E-Mail-Adresse
3.7. Bankverbindung und SEPA Mandatsreferenz
3.8. Datum des Vereinsbeitritts
3.9. Abteilungs-/Mannschaftszugehörigkeit
3.10. Funktionen im Verein
3.11. Lizenzerwerb/Spielerpass
3.12. Sportliche Einsätze
3.13. Ehrungen
4. Zwecke der Verarbeitung 4.1. Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich der Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Öffentlichkeitsarbeit
4.2. Beitragseinzug
4.3. Lizenzerteilung durch den Landesfachverband
4.4. Bestandsmeldung an den LSV SH
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung zu 3.1 bis 3.4., 3.8 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO zu 3.5 bis 3.7: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO
3.13.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art.
6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 22 ff. Kunsturhebergesetz
6. Kategorien von Empfängern 6.1. Interne Empfänger:
Vorstand: 3.1 bis 3.13
Abteilungsleiter: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.12.
Trainer: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.12
6.2. Externe Empfänger:
Landessportverband SH: 3.2. und 3.3
Förde Sparkasse: 3.1, 3.7.
7. Fristen für die Löschung der
verschiedenen Datenkategorien
(Art. 30 Abs. 1 S. 2
lit. f) DSGVO)
7.1. Löschung am jeweiligen Jahresende nach Beendigung der Mitgliedschaft:
3.1 bis 3.13
7.3. Dauerhafte Speicherung der Daten im Vereinsarchiv für Zwecke der Vereinschronik:
3.1, 3.9, 3.10, 3.12, 3.13.
Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt
zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange
kein Widerspruch durch die betroffene Person vorliegt.
8. Technische und organisa- 8.1. Datenschutzordnung der FT Preetz. torische Maßnahmen (TOM)
gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)
8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung PC beim Mitgliederverwalter, Programm „SPG Verein“, Auswertungen in MS-EXCEL
8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Eigene Passwortvergabe durch Mitgliederverwalter.

Preetz, den 25.05.2018

Unterschriften Vorstand gemäß § 26 BGB

C. Einzelblatt

Verarbeitungstätigkeit: Buchhaltung, Kassenwart
Datum der Einführung: 25.05.2018
Datum der letzten Änderung: 23.6.18

1. Verantwortlicher Fachbereich Kassenwart, Buchhaltung
2. Betroffene Personenkategorie Debitoren und Kreditoren des Vereins
3. Kategorien der personenbezogenen Daten
3.1. Name Zahlender oder Zahlungsempfänger
3.2. Buchungstag
3.3. Verwendungszweck
3.4. Gläubiger ID
3.5. Mandatsreferenz
3.6. Kundenreferenz
3.7. Kontonummer/IBAN
3.8. BIC
3.9. Adresse Rechnungsempfänger
3.10.
3.11.
4. Zwecke der Verarbeitung 4.1. Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung
4.2. Rechnungserstellung
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung zu 3.1 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
6. Kategorien von Empfängern 6.1. Interne Empfänger: Vorstand und Etatverantwortliche
6.2. Externe Empfänger:
7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Tätigkeit:
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses:
3.9.
7.3. dauerhafte Speicherung
3.1. – 3.8.
Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)
8.1. Datenschutzordnung der FT Preetz.
8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung PC beim Kassenwert, Auswertungen in MS-EXCEL
8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Eigene Passwortvergabe durch Kassenwart.

Preetz, den 25.05.2018

Unterschriften Vorstand gemäß § 26 BGB

D. Einzelblatt

Verarbeitungstätigkeit: Schriftwart, Erstellung von Einladungen
Datum der Einführung: 25.05.2018
Datum der letzten Änderung: 23.6.18

1. Verantwortlicher Fachbereich Schriftwart
2. Betroffene Personenkategorie Mitglieder und Nichtmitglieder, die zu Veranstaltungen der FT Preetz eingeladen werden.
3. Kategorien der personenbezogenen Daten
3.1. Vorname, Nachname
3.2. Geschlecht
3.3. Geburtsdatum
3.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
3.5. Telefonnummer
3.6. E-Mail-Adresse
4. Zwecke der Verarbeitung 4.1. Erstellen von Protokollen. Erstellen von Einladungen für Ehrungen auf der Mitgliederversammlung. Erstellen von Einladungen von Nichtmitgliedern zu sonstigen Veranstaltungen der FT Preetz.
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung zu 3.1 bis 3.6: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
6. Kategorien von Empfängern 6.1. Interne Empfänger: Vorstand: 3.1. bis 3.6., eingeladene Mitglieder
6.2. Externe Empfänger: Nichtmitglieder
7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Tätigkeit:
3.1. bis 3.6.
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit:
-
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)
8.1. Datenschutzordnung der FT Preetz.
8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung
PC beim Schriftwart
8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Eigene Passwortvergabe durch Schriftwart.

Preetz, den 25.05.2018

Unterschriften Vorstand gemäß § 26 BGB

E. Einzelblatt

Verarbeitungstätigkeit: Meldung von Übungsleitern an die Knappschaft
Datum der Einführung: 25.05.2018
Datum der letzten Änderung: 16.6.18

1. Verantwortlicher FachbereichBeisitzer
2. Betroffene PersonenkategorieÜbungsleiter
3. Kategorien der personenbezogenenDaten
3.1. Vorname, Nachname, Mitgliedsnummer
3.2 Vorsatz zum Namen
3.3 Zusatz zum Namen
3.4 Titel
3.5 Namensänderung
3.6 Geburtsname
3.7 Geburtsnamenvorsatz
3.8 Geburtsnamenzusatz
3.9. Geburtsdatum
3.10 Geburtsort
3.11 Geschlecht
3.12 aktuelle Staatsangehörigkeit
3.13. Anschrift (Straße, Hausnummer, Land, PLZ, Ort)
3.14 Anschriftenzuzsatz
3.15. Telefonnummer
3.16. E-Mail-Adresse
3.17 Beruf
3.18 weitere Einkommen
3.19. Bankverbindung
3.20 Datum der Anmeldung bei einer Krankenkasse
3.21 Art der Mitgliedschaft bei der Krankenkasse
3.22 Datum der Abmeldung bei einer Krankenkasse
3.23 Angaben über die Meldung als Arbeits- oder
Ausbildungsplatzsuchender
3.24 Angaben zur kurzfristigen Beschäftigung
3.25 Angaben zur Befreiung von derRentenversicherungspflicht
3.26 Datum der Jahresmeldung an die Knappschaft Bahn-See
3.27 Sozialversicherungsnummer
3.28 Entgelt in Gleitzone
3.29 Personengruppe
3.30 Mehrfachbeschäftigung bei einem Arbeitgeber
3.31 Stauskennzeichen (Ehepartner, Lebenspartner, Abkömmling, geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH)
3.32. Datum des Beginns der Tätigkeit
3.33. Datum des Endes der Tätigkeit
3.34 Laufzeit eines Vertrages
3.35 Angaben zur Tätigkeit:
- Tätigkeitsschlüssel
- Schulabschluss
- Berufsausbildung
- Angabe zur gewerbsmäßigen Überlassung des
Arbeitnehmers nach AÜG (ja / nein)
- Vertragsform
3.36 Angaben zur Entlohnung eines Übungsleiters und Personen, die andere geringfügige Beschäftigungen ausüben
3.37 Angaben zur Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten
3.38 Beitragsgruppen zur Kranken-, Renten-, Pflege-, und Arbeitslosenversicherung
3.39 Saisonarbeitnehmer (ja / nein)
3.40. Einsatzzeiten und Zahlungen
3.41 Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt pro geringfügig Beschäftigtem und Summe der beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelte für alle geringfügig Beschäftigten
3.42. Lizenzen inkl. Lizenznummer, Ausstellungsdatum und Gültigkeitsende
3.43 Beschreibung der Tätigkeit eines geringfügig Beschäftigten
3.44. Erklärung über die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages
4. Zwecke der Verarbeitung Grund der Abgabe einer Erklärung gegenüber derKnappschaft Bahn-See:
4.1 Anmeldung von Übungsleitern und Personen, die andere geringfügige Beschäftigungen ausüben bei der Knappschaft Bahn-See
4.2. Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte mit Meldung folgender Daten von Übungsleitern und Personen, die andere geringfügige Beschäftigungen ausüben an die Knappschaft Bahn-See:
- Pauschal-Beitrag zur Krankenversicherung
- voller Beitrag zur Rentenversicherung
- Pauschal-Beitrag zur Rentenversicherung
- Umlage Krankheitsaufwendungen
- Umlage Mutterschaftsaufwendungen
- Umlage zur Insolvenzgeldversicherung
- einheitliche Pauschalsteuer für geringfügig entlohnte Beschäftigte
4.3 Jahresmeldung für Übungsleiter und Personen, die andere geringfügige Beschäftigungen ausüben bei der Knappschaft Bahn-See
4.4 Abmeldung von Übungsleitern und Personen, die andere geringfügige Beschäftigungen ausüben bei der Knappschaft Bahn-See Erstellung folgender Meldungen an die Vereinigte
Berufsgenossenschaft:
4.5 Unfallversicherungs-Lohnnachweis
4.6 Entgeltnachweis
4.7 Erstellung von Erklärungen zur Statusfeststellung für bezahlte Sporlerinnen und Sportler einer Saison
4.8 Erstellung von Erklärungen zur Vollständigkeitskontrolle
Weitere Zwecke der Verarbeitung:
4.9 Erstellung von Verträgen für Übungsleiter
4.10 Erfassung von Checklisten für geringfügig entlohnte oder kurzfristig Beschäftigte
4.11 Erstellung von Zuschussanträgen für Übungsleiter, Trainerlehrgängen und Kooperationen zwischen Vereinen und offenen Ganztagsschulen
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung zu 3.1 bis 3.44: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
6. Kategorien von Empfängern 6.1. Interne Empfänger:
Vorstand: 3.1. bis 3.44
6.2. Externe Empfänger:
Knappschaft Bahn-See: 3.1 bis 3.14, 3.25 – 3.33, 3.35, 3.38
– 3.41, 3.44
Vereinigte Berufsgenossenschaft VBG: 3.36 – 3.37, 3.40 –
3.41
Kreissportverband Plön: 3.1, 3.15 – 3.16, 3.32 – 3.34, 3.36 –
3.37, 3.40 – 3.43
7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Tätigkeit:
3.15., 3.16, 3.19,
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit:
3.1. bis 3.14., 3.17 bis 3.18, 3.20 bis 3.44
Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)
8.1. Datenschutzordnung der FT Preetz.
8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung PC, Scanner und Drucker beim Beisitzer, Programm sv.net comfort ,Microsoft Office und PDF Architect
8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen technische Maßnahmen
8.3.1 elektronische redundante Speicherung der Daten
8.3.2 Einsatz von Software und Speicherung der Daten in Formaten, die gewährleisten, dass die erstellten Unterlagen auch zukünftig noch elektronisch lesbar sind
8.3.3 verschlüsselte Datenübertragung im Internet organisatorische Maßnahmen Für alle Übungsleiter und Personen, die andere geringfügige
Beschäftigungen ausüben:
8.3.4 Führen einer jährlichen Übersicht zur Erfassung von Aufwandsentschädigungen
8.3.5 Führen von jährlichen Lohnkonten
8.3.6 Erstellen und Versenden folgender Erklärungen an die Knappschaft Bahn-See und Arbeitnehmer für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse.
- Anmeldungen von geringfügigen Beschäftigungen
- Beitragsnachweise für geringfügige Beschäftigungen
- Jahresmeldungen für geringfügige Beschäftigungen
- Abmeldungen für geringfügige Beschäftigungen
8.3.7 Erstellen und Versenden folgender Meldungen an die Vereinigte Berufsgenossenschaft:
- Unfallversicherungs-Lohnnachweis
- Entgeltnachweis
- Erklärungen zur Statusfeststellung für bezahlte Sporlerinnen und Sportler einer Saison
- Erklärungen zur Vollständigkeitskontrolle
8.3.8 Erstellen und Versenden folgender Unterlagen an geringfügig Beschäftigte:
- Verträge
- Checklisten für geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte
8.3.9 Erstellen und Versenden von Zuschussanträgen an den
Kreissportverband Plön für:
- Übungsleiter
- Trainerlehrgänge
- Kooperationen zwischen Vereinen und offenen
Ganztagsschulen

Preetz, den 25.05.2018

Unterschriften Vorstand gemäß § 26 BGB